Lo studio condotto tra 1.709 decision-maker IT rivela criticità nella struttura digitale delle organizzazioni

MILANO, 25 giugno 2024: Molte aziende europee, comprese quelle italiane, presentano lacune critiche nella propria struttura digitale. E’ quanto emerge da un’indagine che Canon ha condotto tra 1.709 decision maker IT (ITDM) provenienti da UK, Francia, Germania, Italia, Paesi scandinavi, Paesi Bassi e Spagna. Lo studio rivela che solo un decision maker IT su quattro si sente pronto ad affrontare con sicurezza un audit sulla gestione interna di dati e informazioni, mentre l’attività di verifica rappresenta fonte di preoccupazione per la maggior parte degli gli intervistati. Questo perchè gli ITDM non dispongono di un adeguato livello di visibilità e controllo sui processi documentali e informativi, fondamentali per il loro ruolo.

Davide Balladore, Marketing & Innovation Director di Canon Italia ha dichiarato: “Le tecnologie emergenti stanno rimodellando ciò che può essere realizzato in un ambiente di lavoro ibrido, dove si scambiano informazioni sia in formato digitale che cartaceo, con nuove aspettative da gestire. In questo contesto, le informazioni assumono un ruolo centrale perché possono influire sulla capacità delle aziende di adattarsi e rispondere alle nuove opportunità. Tuttavia, la nostra ricerca mostra come la preoccupazione legata alla gestione e alla protezione dei dati, insieme alla mancanza di produttività nella gestione del processo documentale, impedisca ai team IT di sfruttare a pieno il potenziale delle informazioni per incrementare il valore del business.”

Ansia da dati

Prima di un audit i responsabili IT dimostrano bassi livelli di fiducia. Due le principali motivazioni: la difficoltà di controllare il comportamento dei dipendenti e la mancanza di visibilità di documenti e dati.

Queste preoccupazioni non sono infondate. Oltre un terzo (36%) dei responsabili sospetta o è consapevole che i dipendenti non sempre rispettano le norme di conformità (come il GDPR), mentre un ITDM su cinque (17%) ha registrato una violazione accidentale da parte dei dipendenti nell’ultimo anno. Ciò sta creando tensione all’interno delle aziende: oltre la metà degli intervistati segnala che la sicurezza IT assorbe buona parte della loro giornata lavorativa.

Infatti, la mitigazione del rischio – soprattutto per quanto riguarda la sicurezza IT e la conformità – continua a essere motivo di riflessione. Il 60% degli ITDM colloca la sicurezza tra le prime tre grandi sfide, con più di un quarto (28%) che le assegna il primo posto.

Mancanza di reali progressi digitali

Gli ITDM sembrano sicuri della loro maturità digitale: il 78% crede che la propria organizzazione stia già adottando strategie di trasformazione digitale, con approcci mirati all’automazione dei processi. Tuttavia, dalla nostra ricerca emerge un quadro totalmente diverso.

  • Le organizzazioni si trovano in una posizione simile a quella del 2022 per quanto riguarda il tracciamento, l’accesso, la condivisione e l’eliminazione dei documenti a fini di audit.
  • Solo il 53% si avvale dei diritti di accesso automatico ai documenti, che è la funzione più comune. Siamo quindi ben lontani dalla piena adozione dell’automazione per la gestione dei processi informativi e documentali.
  • Il 28% deve ancora compilare manualmente documenti aziendali standardizzati, mentre il 26% dei dipendenti riscontra errori o incoerenze causati dai silos di dati.
  • Negli ultimi due anni, un responsabile su dieci ha abbandonato i progetti di implementazione per problemi di compatibilità (28%), ritardi (27%) ed errori continui con la nuova tecnologia (21%).

I vantaggi che il digitale può assicurare a un’azienda sono chiari: quasi tutti coloro che hanno potenziato l’automazione (99%) riferiscono che il valore ottenuto va ben oltre la conformità estendendosi all’incremento dell’efficienza lavorativa (37%), al miglioramento dell’esperienza dei dipendenti (35%) e al rafforzamento della customer experience (34%). Tuttavia, questi possibili vantaggi non sono pienamente realizzati.

Anche se la gestione delle informazioni è riconosciuta come un fattore determinante per la crescita della produttività, con il 37% dei responsabili IT che la definisce un elemento chiave, molti ITDM non adottano appieno le soluzioni di gestione documentale disponibili sul mercato. Questa mancanza di progresso digitale ostacola il potenziale dei team IT e compromette la loro capacità di offrire valore.

Tori Miller Liu, Presidente e CEO della Association for Intelligent Information Management (AIIM) afferma: “Un mondo digitale richiede che i luoghi di lavoro moderni siano guidati da dati non strutturati o da informazioni di elevata qualità e facilmente accessibili. Tuttavia, controllare un volume crescente di informazioni non strutturate in un ambiente ibrido rappresenta una grande sfida per le organizzazioni. La risposta si trova nell’efficienza della gestione, fondamentale per potenziare la visibilità e il controllo, incrementare la conformità e sbloccare nuove opportunità per le informazioni esistenti.”

Soluzioni per la gestione delle informazioni

Avvalendosi degli oltre 30 anni di esperienza maturata nel settore dei servizi e delle soluzioni, Canon ha sviluppato una serie di strumenti per la gestione delle informazioni (IMS) pensata per aiutare le aziende a ottimizzare processi e flussi al loro interno, attraverso la tecnologia, i servizi e la consulenza necessari per contribuire alla digitalizzazione e all’iper-automazione dei sistemi.

Rivolgendosi a un’ampia gamma di settori tra i quali manifattura, finanza, settore pubblico e telecomunicazioni, Canon possiede tutte le competenze per offrire soluzioni end-to-end affidabili ed è dunque in grado di supportare le aziende nelle diverse sfide di gestione delle informazioni. Oggi, la multinazionale nipponica dispone di oltre 300 specialisti di Information Management in tutta l’area EMEA, che assistono più di 2.000 clienti europei.

Davide Balladore continua: “Le organizzazioni si rivolgono sempre più ai team IT per costruire valore attraverso il potere della tecnologia. Che si tratti di una banca, di un retailer, di una startup o di un’impresa, le modalità di acquisizione, elaborazione e consegna delle informazioni sono essenziali per il conseguimento di un vantaggio competitivo. Le soluzioni IMS Canon facilitano il lavoro di controllo dei processi informativi e documentali, consentendo ai clienti di sbloccare nuove efficienze e raggiungere una crescita sostenibile.”

Leggi l’intero Insight report: https://www.canon.it/business/workspace/ims-research-report

 

*Note per gli editori: Canon Europe ha incaricato Walnut Unlimited di condurre un’indagine online esaustiva su 1.709 ITDM, tra novembre e dicembre 2023. L’indagine ha interessato sette mercati: UK, Francia, Germania, Italia, Paesi scandinavi, Paesi Bassi e Spagna. Gli intervistati rappresentavano vari livelli di autorità in aziende di diversa grandezza, all’interno di svariati settori.